Convention, assemblée générale, formation, atelier… Ces événements fédérateurs sont essentiels pour renforcer le collectif et l’engagement. À l’heure où les rassemblements ne sont plus possibles, comment reproduire cette énergie en digital ? Comment mobiliser, transmettre et motiver par écrans interposés ?
Cet article a été publié sur le site de l’ADN.
07/04/2021
Cerner son public
À qui s’adresse mon événement digital ? C’est la question n°1 à se poser, à l’instar de tout événement en présentiel et tout contenu digital. Derrière le « qui », se cachent toutes les autres questions importantes à se poser :
– Qui je dois atteindre : quelle est la plateforme à déployer ?
– Quelle ambiance correspond à mon public : quelle mise en scène/scénographie choisir ?
– Quelles sont les attentes de mon public : quels types de contenus produire ?
Choisir sa plateforme
Le contenant au service du contenu. Il est essentiel de réfléchir et choisir au début du projet la plateforme de diffusion en fonction de son public.
Votre événement concerne uniquement des collaborateurs. Privilégiez l’intranet et les plateformes de collaboration (comme par exemple Teams) auxquelles les salariés sont habitués. Mais, attention à bien évaluer la robustesse du réseau interne ! Réunir virtuellement des centaines ou milliers de personnes connectées en même temps, à distance et via VPN, peut provoquer une saturation du réseau d’entreprise. Là, il est essentiel d’échanger avec votre DSI pour en connaître les limites. S’il n’offre pas les ressources nécessaires, des solutions existent : demander à chacun de se connecter via sa box privée ou en 4G, créer deux événements plutôt qu’un afin de scinder en deux le poids des connexions, mettre en place un serveur dédié au flux de l’événement… etc. Même si l’audience est souvent plus réduite qu’à l’externe, la dimension technique est plus complexe sur les évènements internes, ne la sous-estimez pas.
Des prospects, des partenaires… Une audience externe identifiée. Utilisez une solution avec laquelle vous avez l’habitude d’échanger à l’externe, là encore : Teams, Google Meet, Zoom sont simples et pratiques. Vous pouvez aussi vous tourner vers des solutions de plateformes dédiées aux webinaires qui peuvent s’avérer pertinentes si vous souhaitez plus de fonctionnalités.
Le grand public. Paradoxalement, les contraintes réseau sont moindres puisque chacun se connecte via son réseau perso. Les plateformes comme Viméo et YouTube offre la possibilité de rediriger le flux vidéo facilement vers les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn…) afin de toucher un maximum de personnes.
Si votre public est mix interne/externe/grand public. Il peut être judicieux d’utiliser une plateforme créée spécialement pour l’évènement. Elle sera alors personnalisée et vous permettra de récolter les coordonnées, les statistiques et d’autres informations utiles pour analyser l’audience touchée par votre événement.
Quels que soient le public et la solution retenue, faites des tests en amont une ou deux semaines avant votre événement pour vérifier le bon fonctionnement du dispositif.
Concevoir sa mise en scène
Live ou différé. Avez-vous besoin d’une interaction spontanée avec votre audience, par exemple une séquence questions/réponses ? C’est la question à se poser pour décider si votre événement doit être live ou non. Si vous ne souhaitez pas d’interaction ou qu’elle se limite à un duplex avec quelques personnes identifiées en amont, le live n’est pas indispensable. Le différé donne plus de souplesse sur le tournage, il est plus rassurant pour les intervenants, le montage permet de corriger des imperfections…
Lieu/scénographie. Statutaire, convivial, innovant, rassurant, ambitieux… Vous devez qualifier votre évènement pour définir votre lieu de tournage. Il doit correspondre au sens de votre événement. Pour un événement « formel » (assemblée générale, conseil d’administration, etc.) : privilégiez un lieu dans l’esprit plateau télé talk-shows avec un arrière-plan à vos couleurs, des pupitres logotés, etc. A contrario, pour des formats plus conviviaux (débat, webinar, atelier, formation…), cherchez un lieu plus chaleureux et cosy : loft, espace de coworking… Avec le mobilier qui concorde.
Captation. Il est temps de parler de la captation de votre événement ! Si vous rassemblez seulement plusieurs dizaines de spectateurs pour faire une présentation ou une formation, une configuration simple avec un cadreur équipé d’une caméra 4K peut suffire. Pour les événements avec des centaines ou des milliers de participants, une réalisation plus ambitieuse s’impose avec 2 à 5 caméras selon le nombre de personnes à filmer (on peut bien sûr en mettre plus selon le style de réalisation recherchée). L’alternance des plans crée un rendu professionnel et esthétique qui impressionne l’audience et la garde concentrée !
Présentateur. Pour rythmer un événement, rien de tel qu’un animateur présentateur ou une animatrice présentatrice. Il ou elle donne le ton et crée la dynamique du programme. Pour valoriser votre entreprise, et pour jouer la carte de la convivialité sur les évènements internes, vous pouvez choisir quelqu’un en interne. Il faut une personne exercée à la prise de parole en public, le directeur ou la directrice de la communication remplissent souvent ce rôle. N’hésitez pas à lui proposer un coach spécialisé sur la prise de parole devant les caméras, c’est rassurant et ça permet de bien maîtriser les enjeux liés à la réalisation audiovisuelle. Ce coach pourra aussi accompagner vos intervenants. Seconde option : laisser la main à un présentateur ou une présentatrice professionnelle, il ou elle saura garantir une bonne gestion du rythme.
Habillage graphique. Il y a les éventuels écrans que l’on voit sur scène, mais aussi l’habillage de votre programme : un générique de début et des jingles rendent votre événement plus dynamique et permettent de le faire raisonner avec l’identité de votre marque.
Un contenu sur mesure
Le bon format pour faire passer le message. Vous devez réfléchir au format qui va séduire votre audience. Le message est toujours assez simple à trouver finalement, il est souvent la raison qui a initié votre événement. Mais le mettre en forme demande plus de réflexion, il faut oser, faire des choix et innover. Ne vous contentez pas de reproduire le format créé pour un événement présentiel. En digital, le spectateur est moins attentif devant son écran. Le challenge est de créer un format dynamique, voir original, tout en gardant les codes et valeurs de votre entreprise. Pensez à rythmer votre événement, particulièrement s’il dure plus d’une heure. Vous pouvez diffuser, tout au long de celui-ci, des pastilles en motion design, des reportages, des duplex etc.
Délinéariser le contenu. Pour un « gros événement », inspirez-vous de Netflix et du streaming en général en proposant des contenus à la carte. Plutôt qu’avoir une vidéo de plusieurs heures au cours de laquelle l’attention de votre audience va diminuer peu à peu, produisez plusieurs programmes courts. Chacun peut alors consommer vos contenus selon ses priorités et ses centres d’intérêt, en une seule ou plusieurs fois. Et si votre évènement n’est pas très long, il vaudra mieux proposer un bonus avec un focus sur un point particulier que vous pourrez détailler, plutôt que de l’intégrer dans le montage global, car il risquerait de vous faire perdre une partie de l’audience.
Impliquer votre audience. Votre événement digital doit rompre la solitude du spectateur face à son écran. Pour être fédérateur en digital, il est donc essentiel d’impliquer votre audience et lui permettre d’interagir. Pour ce faire, il est important de donner la parole à votre public, soit via des contenus produits en amont (interviews, micros-trottoirs, reportages terrain…), soit via un échange en live. Prévoyez fréquemment des séquences de questions / réponses sur vos lives, pour permettre à chacun d’orienter le sujet sur un point qui l’intéresse, ou au moins pour qu’il sache qu’il a la possibilité de le faire, qu’il a « son mot à dire ».
Pour être un succès, l’événement digital doit intégrer au maximum la dimension humaine. Prendre en compte les quelques paramètres que nous venons d’évoquer vous aidera à mieux construire un programme captivant et inspirant. Et ensuite, c’est la connaissance de votre public, la compréhension de ses attentes et votre capacité à le toucher qui fera la différence.
Par Olivia Sauvalle, cheffe de projet, Sylvain Caillette et Vincent Stilinovic, directeurs associés de l’agence Réactive Production
Cet article a été publié sur le site de l’ADN.